Als (multipotential) ondernemer heb je vaak veel verschillende klussen liggen. Er zijn diverse bekende technieken die je kunt inzetten om je aandacht bij je taken te houden en zo meer werk te verzetten. Belangrijk is dat je vooral eerst uitprobeert wat het beste voor jou werkt, want niet iedereen werkt hetzelfde.

De technieken kunnen voor iedereen werken die altijd lange to-do-lijstjes heeft, wel eens moeite heeft met focus houden en snel afgeleid is.

1. Pomodoro-techniek

Deze tijdmanagement-techniek is ontwikkeld door Francesco Cirillo, aan het eind van de jaren 80. Het zorgt ervoor dat je je tijd verdeeld in gedeeltes van hyperfocus en van ‘spelen’. Door een bepaald ritme hierin aan te houden, kun je effectiever werken. Zo merkte Francesco in ieder geval.

Hoe werkt het?

Zet een timer op 25 minuten waarin je je helemaal focust op je werk. Na die 25 minuten van hyperfocus, neem je 5 minuten pauze. Hierin kun je wat te drinken halen, je telefoon checken of lekker even bewegen. Dan zet je de timer weer op 25 minuten om je op je werk te richten. Na 4 sessies van 25 minuten, met 5 minuten pauze tussendoor, neem je een langere pauze van tussen de 15 en 30 minuten. Dit ritme is de basis van deze Pomodoro-techniek.

2. De 18-minuten methode

Deze techniek is meer gericht op het behalen van doelen en is ontwikkeld door ondernemer Peter Bregman. Hij geeft met deze methode aan dat je met 18 minuten per dag, meer focus krijgt in je werkzaamheden en beter je doelen behaalt.

Hoe werkt het?

Allereerst moet je natuurlijk wel je doelen duidelijk hebben. Dat kunnen doelen zijn die je per maand, kwartaal of jaar wil behalen. Elke dag ben je op een of andere wijze hiermee bezig. De 18 minuten per dag deel je op, in 5 minuten aan het begin van de dag, 1 minuut per uur en 5 minuten aan het einde van de dag.
Aan het begin besteedt je 5 minuten om te bepalen met welk doel je die dag bezig gaat en welke stappen je die dag moet zetten voor dat doel. Wat wil je die dag bereiken? Wat maakt deze dag uiteindelijk succesvol voor je?
Vervolgens zorg je ervoor dat je elk uur een alarm hoort. Gun je daarbij een minuutje om je bewust te worden waar je op dat moment mee bezig bent. Ben je met iets bezig dat je helpt met je doel of was je alweer afgeleid? Lig je op schema of is er iets tussendoor gekomen? Natuurlijk kan het zijn, dat je niet elk uur bezig bent met de taken van jouw doel. Zolang je je er maar bewust van bent en zorgt dat je niet te vaak afgeleid wordt.
Aan het einde van de dag neem je weer 5 minuten om te evalueren. Is alles gelukt zoals je voor ogen had? Moet je iets aanpassen en hoe ga je morgen ermee aan de slag?

3. De prioriteiten-matrix

Deze methode wordt zowel toegeschreven aan Eisenhower (voormalig president VS) als aan Stephen Covey (schrijver). Het is gericht op het bepalen van je prioriteiten. Welke taken moet ik wanneer doen. De matrix heeft 4 kwadranten: horizontaal de eigenschappen Urgent en Niet-Urgent en verticaal de eigenschappen Belangrijk en Niet-Belangrijk.

Hoe werkt het?

Je kijkt naar alle taken op jouw to-do-lijstje en deelt die vervolgens per taak in, in één van de kwadranten van de matrix.
1. De taken die zowel Belangrijk als Urgent zijn.
2. De taken die wel Belangrijk zijn, maar niet Urgent.
3. De taken die wel Urgent, maar niet Belangrijk.
4. De taken die noch Belangrijk, noch Urgent zijn.
Kijk eerst of je de taken in kwadrant 3 kunt delegeren en plan vervolgens de taken in vaak 2 in voor een later moment. Pak zelf de taken aan in kwadrant 1, vervolgens ga je verder met de taken in kwadrant 3 die je niet hebt kunnen delegeren. Kijk vervolgens goed naar de taken in kwadrant 4. Waarom staan deze taken op je lijst? Kun je ze eventueel uitbesteden? Of kunnen ze gewoon geschrapt worden?
Deze methode kun je natuurlijk ook prima combineren met de Pomodoro-techniek.

4. De Geeltjesmethode

De Geeltjesmethode is door onze eigen Stefanie ontwikkeld. Een methode die eigenlijk gebaseerd is op diverse andere methodes, o.a. de Getting Things Done (GTD) methode van David Allen. Stefanie vond in elke methode wel iets dat handig is, maar net niet helemaal voor haarzelf. Dus ontwikkelde haar eigen methode. Het helpt je om je hoofd leeg te plannen en overzicht te houden.

Hoe werkt het?

Je maakt een lijstje van alle taken en afspraken die je hebt staan. De vaste afspraken (met datum) zet je in je agenda. Je taken verdeel je eerst per week en vervolgens per dag. Omdat je de taken van de komende dag steeds noteert op een geeltje om naar de voorzijde van je agenda te verplaatsen (of andere in het oog vallende plek), heet het de Geeltjesmethode. In onze ZO Academie is hier een handige mini-training van beschikbaar.

5. Kaizen

Kaizen is een methode die komt uit Japan en staat voor continu verbeteren. Het heeft zijn oorsprong in het bedrijfsleven en dan met name binnen productiebedrijven, maar je kunt het in je eigen werk, onderneming en leven toepassen. Waar het om gaat én wat het aantrekkelijk maakt is dat het steeds om kleine stapjes gaat die je vooruit helpen zonder dat je je hele leven of werk moet omgooien.

Hoe werkt het?

Neem bijvoorbeeld jouw plan om je mail op te schonen. Zie je op tegen je hele inbox opschonen? Kies er dan voor om 20 mailtjes (of misschien maar 5) uit te zoeken en dan weer te stoppen. Of doe het een kwartier en stop dan. Dit doe je dan bijvoorbeeld de volgende dag weer. Zo werk je geleidelijk aan een resultaat. Dit geldt ook voor meer willen bewegen bijvoorbeeld. Begin met een kwartier wandelen en doe dat iedere dag een paar minuten langer. Ook als je eerder op wilt staan. Doe dat iedere dag een paar minuten eerder. Je merkt het bijna niet maar na een week ben je zomaar gewend om een kwartier eerder op te staan. Zo kun je met kleine stappen op een hele laagdrempelige manier toch grote resultaten bereiken.

6. Eat that Frog

Ben jij een expert in uitstellen, dan is deze methode van schrijver Brian Tracy voor jou. Eat that Frog, ofwel ‘eet die kikker’ klinkt natuurlijk vreselijk. En dat is precies de bedoeling. Het is afgeleid van een beroemde quote van schrijver Mark Twain:

“If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job toe at two frogs, it’s best to eat the biggest one first.”

(vertaling: Als het jouw taak is om een kikker te eten, dan kun je dat het beste ’s morgens als eerste doen. En als het jouw taak is om 2 kikkers te eten, dan kun je het best beginnen met de grootste.)

Hoe werkt het?

Het betekent zoveel dat je de dag begint met de taak waar je het meest tegenop ziet. Het heeft een heel effectief psychologisch effect. Als je eenmaal de ergste taak het eerst hebt gedaan, is alles daarna een makkie. Het ergste heb je achter de rug. Het geeft een enorm gevoel van opluchting en dat werkt de rest van de dag door. Dus pak die takenlijst en richt je meteen op die meest vreselijke taak.

7. Produceren vóór consumeren

Deze techniek komt uit het boek Alles is Uitvogelbaar (Everything is Figureoutable) van Marie Forleo en werkt perfect voor veel multipotentials. De techniek is bedoeld voor iedereen die veel creatief bezig is, die dus produceert. Schrijver, bloggers/vloggers, contentcreatoren, ontwerpers enzovoort. Maar die ook vaak veel informatie tot zich nemen om geïnspireerd te blijven (lezen, leren, video’s kijken, podcasts luisteren enz.). Dat valt dus onder consumeren.

Hoe werkt het?

Heel simpel: zorg ervoor dat je je in de ochtend richt op produceren. Begin zo vroeg mogelijk, je komt dan makkelijker in een creatieve flow. Pak dat boek, die cursus of podcast er pas weer bij als je zelf geproduceerd hebt. Dat betekent dus ook dat je ’s morgens niet meteen de krant pakt of de socials afgaat voor nieuwtjes. Eerst produceren, dan consumeren.

8. Ken je ritme

Veel multipotentials zijn gevoelig voor ritme en ieder heeft haar eigen ritme. De een is een ochtendmens en de ander is juist ’s avonds actief. De een wordt energiek van bijeenkomsten met veel mensen en voor de ander is dat juist weer vermoeiend. Weten wat je nodig hebt, je brein, je lichaam, je stemming, is daarbij belangrijk. Je kunt hiervoor een habit-tracker gebruiken, een zogeheten gewoontes-schema. Zodat je leert wat bij jou past en wat niet.

Hoe werkt het?

Leer wat het beste bij jou past en deel je dag en week zodanig in. Welke taken doe je het liefst op welk moment van de dag? Heb je moeite op gang te komen met je werk, vlak na de lunch? Plan dan een uurtje bewegen in, of pak een opruim-taak aan.
Wellicht past de school-methode bij jou, waarbij je jouw dag indeelt in periodes van 50 minuten tot een uur. Bijvoorbeeld een uur schrijven, daarna een uur sporten, vervolgens een uur mail wegwerken en daarna een uur lezen enzovoort.
Heb je vaste taken in een week, bijvoorbeeld een deeltijdbaan, zorgtaak of sportles? Noteer dan hoe je stemming en energieniveau ervoor en erna is en pas daar je werkzaamheden en weekindeling op aan.

Probeer vooral allerlei technieken uit en kijk wat het beste voor jou werkt én op welk moment. Niet elke dag is hetzelfde, ook niet elke maand of elk seizoen. Als ondernemer zijn er wellicht ook maanden of seizoenen die voor jou rustiger of juist drukker zijn. Zorg er altijd voor dat je flexibel bent, in je werken én in je tijd. Plan je agenda niet te strak in, maar houdt rekening met reistijd, voorbereiding, rust en onvoorziene dingen.

Probeer in de ZO Academie ook eens onze mini-trainingen #14 Hocus Focus en #01 De Geeltjesmethode