image Waarom? Daarom! image Hoe Wendy haar veerkracht vond

Blijf niet met de keien zitten

Vanmorgen ging je fris aan de slag en keek je naar je to do-lijst: nieuwsbrief maken, drie offertes maken, twintig facturen maken, vijf klanten terugbellen en vier afspraken voorbereiden. Auto naar de garage brengen en je verzekeringspolissen onder de loep nemen. Visitekaartjes bijbestellen. En mail
wegwerken, nog 86 mails in je inbox. Oeps, dat is wel erg veel voor één dag. Je post op social media: “Oh, vadertje Tijd, waar kan ik 3 weken kopen voor de prijs van 1? #tijdtekort”. Blijkbaar ben je niet de enige want in no time reageren anderen dat ze ook tijd tekort komen. Vervolgens zit je gezellig een half uur met andere ondernemers te ‘klagen’ over dat jullie het zo druk hebben.

Voor een ondernemer is tijd een schaars goed, soms misschien nog wel schaarser dan geld. Je to do-lijst groeit en er komt vaak meer bij op een dag dan je weg kunt strepen. En alles lijkt even belangrijk. Je voelt aan het begin van de dag de tijdsdruk al en dan moet je nog beginnen. Het is belangrijk je tijd te
besteden aan de juiste dingen. Tijd is immers geld en daarom moet je prioriteiten stellen. Je kunt tenslotte – in principe – maar één ding tegelijk en er is altijd één ding het allerbelangrijkste. Als je een helder doel hebt, is het makkelijker om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Belangrijk is dat de
keuzes die je maakt in je tijdsbesteding bijdragen aan je doel.

Ken je het voorbeeld van de aquariumbak met de keien, de kiezels en het zand?

Als je eerst het zand in de bak doet, daarna de kiezels en vervolgens de keien, dan past het niet. Maar als je eerst de keien erin doet en daarna de kiezels ertussen laat rollen, past dat prima. En tenslotte het zand, dat zich moeiteloos in de overgebleven gaatjes voegt. Op deze manier past het wel allemaal in de bak.
Stel je voor dat de aquariumbak de tijd is die je hebt om jouw bedrijf succesvol te maken. De keien zijn je belangrijkste taken, de kiezels zijn de taken die wel moeten maar niet het belangrijkste zijn en het zand is de rest, de opvulling. In bovenstaand voorbeeld zijn de offertes keien en is de gezelligheid op social media het zand.

Blijf aan het eind van de dag niet met de keien zitten!

Maar hoe bepaal je wat jouw keien zijn en wat jouw kiezels en het zand?

STAP 1

Bepaal eerst de taken die je moet doen:

  1. Neem jouw lijst met doelen en jouw actielijst
  2. Markeer op de actielijst wat echt bijdraagt aan jouw doel(en)

De taken die je echt wilt en moet doen en die bijdragen aan jouw doelen, die plan je in. Dit zijn je keien.

STAP 2

Bij het stellen van prioriteiten is het belangrijk om jezelf de volgende vragen te stellen:

Vraag 1: Draagt dit echt bij aan het bereiken van mijn doel(en)

JA: ga naar vraag 2
NEE: stop ermee

Taken die je zou moeten schrappen zijn:

  • Zaken waar je geen invloed op hebt
  • Taken die niet bijdragen aan jouw doelen en plezier
  • Dingen die je eigenlijk alleen maar voor een ander doet
  • Taken waar je niet goed in bent

Voorbeeld: nieuwsbrieven lezen die niets te maken hebben met mijn interesse of vakgebied
Actie: afmelden voor nieuwsbrief x

Vraag 2:  Moet ik zelf het doen?

JA: ga naar vraag 3
NEE: vraag jezelf af aan wie je deze taak kunt delegeren

Voorbeeld: Aanmeldingen verwerken voor een evenement wat je organiseert.
Aan wie kun je het delegeren? Bijvoorbeeld aan een virtual assistant

Vraag 3: Moet ik het nú doen?

Met andere woorden: krijg ik een probleem als ik het nu niet doe?

JA: deze taak is je eerste prioriteit
NEE: dan kun je je taak inplannen op een voor jou goed moment

Bijvoorbeeld: als je je BTW aangifte niet op tijd doet krijg je een boete.

Herhaal stappen 1 en 2 voor iedere taak. Ook voor iedere nieuwe taak of als je gevraagd wordt om iets te doen, kun je deze stappen doorlopen.

Tips

  1. Belangrijke en urgente dingen gaan altijd voor. Dingen die nu moeten gebeuren en die direct bijdragen aan je doel zijn het belangrijkste. Als je ze niet kunt delegeren, moet je ze zelf doen. Dit is je eerste prioriteit.
  2. Wees flexibel op basis van je prioriteiten. Als je iets hebt ingepland en het is tijd om ermee aan de slag te gaan, dan is de desbetreffende actie je eerste prioriteit geworden. Tenzij er iets gebeurt wat echt niet kan wachten. Je zult dan opnieuw naar je prioriteiten moeten kijken. Er is altijd één ding het allerbelangrijkste. Als iets belangrijker en urgenter is dan waar je op dit moment mee bezig bent, dan gaat dat voor. Stel je hebt een deadline voor een offerte voor een nieuwe klant en je bent druk aan de slag.. Als er dan een grote klant belt met een klacht over een levering en hij dreigt weg te lopen, is dat nog belangrijker. Dan moet de offerte toch maar even wachten.
  3. Kijk vooral naar de dingen die je niet hoeft te doen vandaag – wat wil je niet doen, wat kun je later doen of wat kun je delegeren?
  4. Als werk en privé wat meer door elkaar lopen, is het slim om je werk- en privé-prioriteiten samen te voegen en ze per dag (of week, net wat je handig vindt) vast te stellen.
  5. Begin je dag met je belangrijke dingen. Als je direct je mailbox opent, ben je geneigd om steeds even te kijken. Zet je ‘afleiders’ daarom uit bij het uitvoeren van je taken: zet je telefoon op stil en je mail uit. Werk aan de belangrijke dingen en rond ze af. Daarna kun je weer kijken wat je ‘gemist’ hebt en rond je ook die taak af.

door Stefanie Hoogland

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.