Je kent het vast wel: je to-do lijstje blijft maar groeien en je weet gewoon niet meer waar te beginnen. Er zijn elke dag wel dingen die gedaan moeten worden. Werkzaamheden voor je klanten, taken om je bedrijf te runnen, dingen in het huishouden en in je privéleven. Als je dan eindelijk even gaat zitten om je taken weg te werken, weet je gewoon niet waar je moet beginnen.

Er zijn veel verschillende methodes, technieken en hulpmiddelen die je kunnen helpen bij jouw takenlijst. We zetten er hier een aantal voor je op een rijtje.

1. Prioriteitenmatrix of Eisenhower-matrix

De meest bekende is misschien wel de prioriteitenmatrix, ook wel Eisenhower-matrix genoemd naar de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower, maar vooral bekend uit het boek ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey.

De prioriteitenmatrix is een model met vier kwadranten: op de ene as staan Belangrijk en Niet Belangrijk en op de andere as staan Dringend en Niet Dringend.
Belangrijk: dit zijn de taken die bijdragen aan jouw doelen en die zorgen voor je inkomsten (declarabel).
Dringend: zijn de taken die direct je aandacht nodig hebben, die je NU moet doen.

Ga je taken langs en plaats ze allemaal 1 voor 1 in één van de kwadranten in de matrix. Stel daarvoor bij elke taak de vragen: Is dit belangrijk? Is dit dringend?

• Is de taak Belangrijk én Dringend? Dan zet je die taak bovenaan je planning.
• Is de taak Belangrijk maar Niet Dringend? Dan wil je daarna met die taken aan de slag. Die dragen immers bij aan jouw doelen.
• Is de taak Niet Belangrijk maar wel Dringend? Vraag jezelf dan af of je die taak wel zelf wil/moet doen. Kun je dit uitbesteden of delegeren?
• Is de taak Niet Belangrijk en ook Niet Dringend? Dan moet je jezelf afvragen waarom deze taak eigenlijk op je lijstje staat. Vaak zijn dit dingen die je voor een ander doet. Volgende keer weet je dat je op deze dingen ook nee kunt zeggen.

VALKUIL: Pas op dat je niet al je taken in het eerste kwadrant (Belangrijk én Dringend) onderbrengt. Wellicht helpen de volgende methodes je dan verder.

2. Moet Ik Dit Nu Doen

Een simpel zinnetje die je helpt te bepalen welke taken het eerst jouw aandacht krijgen: Moet Ik Dit Nu Doen. Je stelt de vraag 5 keer, elke keer met de nadruk op het volgende woord:

• MOET ik dit nu doen: is dit iets wat echt gedaan MOET worden?
• Moet IK dit nu doen: moet IK het zelf doen?
• Moet ik DIT nu doen: is DIT wel de juiste taak?
• Moet ik dit NU doen: is het urgent? Moet het NU?
• Moet ik dit nu DOEN: moet deze taak GEDAAN worden?

VALKUIL: als je jezelf de vragen te snel stelt, dan gaan ze alsnog allemaal op elkaar lijken en dan ook de antwoorden.

3. Gaaf – Geld – Goed

Deze methode wordt vooral gebruikt bij het aannemen van klanten/klussen, maar kun je ook heel goed inzetten bij het verdelen van je taken. Je stelt jezelf wederom de vragen:

• Vind ik dit enorm GAAF om te doen?
• Krijg ik hiervoor goed GELD?
• Is dit GOED om te doen? Bijvoorbeeld voor je promotie/zichtbaarheid of voor je karma (MVO)

VALKUIL: zorg dat een taak of klus aan 2 van deze 3 voorwaarden voldoet. Slechts 1 voorwaarde is niet voldoende.

4. Jouw persoonlijke prioriteiten

In vele modellen en methodes die je helpen prioriteiten te stellen en te plannen, wordt nauwelijks aandacht gegeven aan je persoonlijke prioriteiten, bijvoorbeeld je gemoedstoestand en energieniveau. Als je hoogsensitief bent, in de overgang zit of zelfs als je meerdere rollen vult (moeder/vrijwilliger/loondienst/bedrijf/enz.) dan heb je in je weekplanning ook vaak te maken met wisselende stemmingen en/of energieniveau.

Dan kun je er ook voor kiezen om je taken te verdelen naar wat jij op dat moment nodig hebt. Geeft een bepaalde taak jou energie of kost het je juist veel energie of aandacht? Je kunt intensieve taken ook afwisselen met een wandeling of koffiemomentje.

VALKUIL: dit vereist wel veel zelfinzicht en flexibiliteit bij de indeling van je tijd.

5. Kernwaarden

Als jij jouw kernwaarden goed op een rijtje hebt, zijn die altijd leidend bij al je taken en werkzaamheden. Jouw kernwaarden dragen bij aan alle bovenstaande methodes. Want als iets niet bij jouw kernwaarden past, waarom zou je het dan doen?! 😉