Je ziet ze regelmatig langskomen op de socials: van die ondernemers die om 4 uur ’s morgens opstaan en een compleet nieuw programma hebben opgezet met bijbehorend marketingplan en contentplanning, voordat jij je eerste koffie hebt. Herkenbaar? Vast. Inspirerend? Misschien. Realistisch voor jou? Dat is de vraag.
Want eerlijk is eerlijk: deze ondernemers liggen waarschijnlijk al om 20.00 uur in bed om dit vol te houden. Op een moment dat jij misschien juist helemaal op stoom bent.
Er zijn zóveel methodes, systemen en technieken die je vertellen hoe je het beste kunt ondernemen en die beloven dat jij eindelijk je to-do lijst de baas wordt. En ze werken allemaal — voor sommige mensen, op sommige momenten. De kunst is om te ontdekken wat bij jóu past. Bij jouw energie, jouw business, jouw leven.

In dit blog vertel ik je niet wat je moet doen. Maar ik vertel over een aantal handige productiviteitsmethodes en -tools die al bestaan, zodat jij kunt uitzoeken wat bij jou past.

Het Kwadrant van Eisenhower (of productiviteitsmatrix) — de klassieker

“Is dit urgent én belangrijk, of doe ik dit ZOmaar?”
Dwight D. Eisenhower was president van Amerika én blijkbaar heel goed in het prioriteren van zijn taken. Zijn systeem verdeelt alles wat op je bordje ligt in vier vakjes: Urgent (of Dringend), Niet Urgent, Belangrijk of Niet Belangrijk.

Urgent + Belangrijk → Nú doen
Belangrijk, niet urgent → Inplannen
Urgent, niet belangrijk → Delegeren
Niet urgent, niet belangrijk → Gewoon weggooien (het is oké)

Het mooie van dit kwadrant? Het dwingt je om eerlijk te zijn. Die ene mail die je al drie keer hebt geopend zonder te beantwoorden — in welk vakje hoort die eigenlijk?

Past bij jou als: je hoofd vol zit, je overal tegelijk mee bezig bent en graag structuur wilt aanbrengen in de chaos.

Eat That Frog — ontbijten met lef

Klinkt vies. Werkt verrassend goed.
Brian Tracy bedacht het principe: als je ’s ochtends als eerste de moeilijkste, meest vervelende taak doet (de kikker), heb je de rest van de dag wind mee. De gedachte is simpel — je energieniveau is ’s ochtends het hoogst, je uitstelgedrag het laagst.
Maar let op: jouw kikker is niet per se wat anderen als moeilijk zien. Misschien is jouw kikker die ene offerte. Of dat telefoontje. Of eindelijk beginnen aan die website-tekst die al weken op je wacht.

N.B. Als jij geen ochtendmens bent, dan is dit wellicht niet het juiste moment voor jouw kikker. Als je je eigen dagritme kent, weet jij ook wanneer je jouw kikkers het beste kunt inplannen.

Past bij jou als: je merkt dat je de zwaarste dingen voor je uitschuift en de dag eindigt met een knagend schuldgevoel.

De Pomodoro Techniek — werk als een tomaat

Francesco Cirillo noemde zijn techniek naar zijn keukenwekker, die toevallig de vorm had van een tomaat. Tja, die had er dus ZOmaar héél anders kunnen uitzien.
Het principe: werk 25 minuten gefocust, neem 5 minuten pauze. Herhaal. Na vier rondjes neem je een langere pauze van 15-30 minuten. Dat is een Pomodoro-cyclus.
Het klinkt bijna te simpel om te werken — maar veel drukke ondernemers zweren erbij, juist omdat het je toestemming geeft om even te stoppen. Die pauzes zijn geen beloning, ze zijn onderdeel van het systeem.

Bonus: je wordt je bewust van hoeveel tijd dingen echt kosten. Drie Pomodoro’s voor één Instagram-post? Welkom bij de club.

Past bij jou als: je moeite hebt met focussen, snel afgeleid bent of het gevoel hebt dat de dag voorbijvliegt zonder dat je weet waar de tijd gebleven is.

Getting Things Done (GTD) — de grote opruiming in je hoofd

Marie Kondo, maar dan voor je takenlijst.
David Allen’s methode is iets uitgebreider — laten we eerlijk zijn, het is een heel systeem. De kern: alles wat in je hoofd rondspookt, schrijf je op. Vervolgens beslis je per item: wat is het? Wat moet er mee? En wanneer? Maar vooral ook: is dit een taak met een in te schatten werktijd of bestaat het eigenlijk uit meerdere taken en is het dus een project? Als je een project verdeeld in meerdere taken, kun je beter inschatten hoeveel tijd je er voor nodig hebt en kun je het beter inplannen.
Het doel is een zogenaamd ‘leeg hoofd’: geen losse gedachten meer die je ’s nachts wakker houden, maar een betrouwbaar systeem buiten je brein. GTD-fans noemen dat inner peace. Wij noemen het: eindelijk rustig slapen.

Past bij jou als: je hoofd een permanente browsertab-chaos heeft van 47 open vensters en je constant het gevoel hebt dat je iets vergeet.

Timeblocking — jouw agenda, jouw regie

Agenda-Tetris, maar je wint altijd.
Bij timeblocking reserveer je blokken in je agenda voor specifieke taken — niet alleen voor afspraken, maar ook voor werktijd, denkwerk, e-mails, zelfs pauzes. Jij bepaalt de indeling. Je kunt ZO ook makkelijker je tijdsblokken indelen naar je persoonlijke ritme en energieniveau.
Het grote voordeel? Je agenda reflecteert je prioriteiten. Het grote nadeel? Je moet wel echt ‘nee’ leren zeggen als iemand op jouw schrijfblok wil vergaderen.

Past bij jou als: je agenda vol staat met andermans prioriteiten en je te weinig beschermde tijd hebt voor je eigen werk.

De 1-3-5 Regel — klein maar krachtig

Minder is soms ZO veel meer.
Elke dag plan je: 1 grote taak, 3 middelgrote taken en 5 kleine klusjes. Niet meer. Niet minder. Dit dwingt je tot keuzes maken én geeft je aan het einde van de dag het heerlijke gevoel van: dit heb ik gedaan.

Past bij jou als: je to-do lijst elke dag langer wordt in plaats van korter en je avond-aan-avond met het gevoel slaapt dat je ‘niets’ hebt gedaan.

De echte tip (en die zit niet in een kwadrant)

Alle bovenstaande methodes zijn tools. Geen wetten, geen verplichtingen, geen nieuwe lat waar je tegenaan mag mislukken.
Wat werkt in een drukke projectweek, werkt misschien niet tijdens een rustigere maand. Wat perfect past bij een ochtendmens, slaat helemaal nergens op voor een avondvlinder. En soms verandert wat werkt — omdat jij verandert, omdat je business groeit, omdat het leven nu eenmaal niet stilstaat.
Dat is geen falen. Dat is ondernemen op je eigen manier.

ZO simpel is het eigenlijk.

 

Meer handige tools voor productiviteit lees je HIER.