Als ondernemer krijg je niet elke maand automatisch je loon op je bankrekening gestort. Om betaald te krijgen voor je diensten, moet je je klanten factureren. Of je die nu handmatig maakt en verstuurd, gebruik maakt van een template of een boekhoudprogramma, er zijn enkele factoren waar je op moet letten bij het maken en versturen van je facturen.

Waar moet je rekening mee houden bij het factureren:

1. juiste gegevens
2. betalingsvoorwaarden
3. verzending
4. uitstraling
5. administratie

1. Gegevens

De belastingdienst eist dat elke factuur bepaalde vaste gegevens vermeldt, van jouw bedrijf, van je klant en van de geleverde producten/diensten:

• jouw bedrijfsnaam, -adres, KvK-nummer en BTW-nummer
• naam en adres van klant
• omschrijving en aantal geleverde diensten/producten
• btw tarief
• datum van levering
• factuurdatum en –nummer
• bedrag exclusief en inclusief btw

Op elke factuur moet de naam en het adres staan van jouw bedrijf, maar ook je KvK nummer en je BTW nummer. Het handigst is om deze gegevens een vaste plek te geven op elke factuur, bijvoorbeeld in de footer (zie ook Uitstraling). Dan hoef je ze niet bij elke nieuwe factuur opnieuw in te voeren.
Lever je aan een zakelijke klant dan moet daarvan de bedrijfsnaam én het adres worden vermeld op de factuur.

De gegevens van je klant die je nodig hebt voor de factuur vallen onder de AVG, de privacy wet die per mei 2018 geldt. Lees in dit artikel van de KvK hoe je moet omgaan met deze gegevens om goed aan de wet te kunnen voldoen.

Daarnaast vermeld je op de factuur een omschrijving van de geleverde diensten/producten, het aantal, de datum van levering en het btw-tarief (21% of 9%). En natuurlijk bevat je factuur een factuurdatum en –nummer. Je factuurnummers moeten doorlopend zijn. Dus elke volgende factuur heeft een nummer eentje hoger dan de vorige.

Je mag best elk jaar je factuurnummer beginnen met het jaartal. Als het nummer aan het einde maar oplopend is, dus: 2022058, 2022059, 2023060, 2023061… Met of zonder streepje (punt, slash o.i.d.) ertussen.

2. Betalingsvoorwaarden

De betalingsvoorwaarden zijn de voorwaarden waaraan je klant moet voldoen om je factuur te kunnen betalen. Zo vermeld je op elke factuur de betalingstermijn; binnen welke tijd je klant de factuur moet voldoen. De wettelijke betalingstermijn staat op 30 dagen, maar je kunt ook met je klant een andere termijn afspreken. Dit moet je dan wel hebben vastgelegd. Zet je zelf een andere betalingstermijn op de factuur (bijvoorbeeld binnen 14 dagen), maar heb je dat niet overlegd met de klant, dan hoeft zij zich daar niet aan te houden. Zolang de factuur maar binnen 30 dagen is betaald.
Ook vermeld je het juiste bankrekening nummer op de factuur, zodat de klant snel weet waar te betalen.

Naast betalingsvoorwaarden heb je ook leveringsvoorwaarden of algemene voorwaarden. Maar deze hoor je al vóór het factureren kenbaar hebben gemaakt aan je klant, zelfs voordat de klant akkoord gaat met de opdracht. De algemene voorwaarden kun je meesturen met offertes of je kunt ze vermelden op of in (als downloadable bestand) je website. In je offertes of mailtjes kun je dan hiernaar verwijzen. Als je klant dan akkoord gaat met de offerte, dan weet je zo dat hij/zij ook de algemene voorwaarden heeft aanvaard,

3. Verzending

Hoe je de factuur verzend, maakt in principe niet uit. Of je dat nu per post doet, per email of persoonlijk aflevert. Zorg er wel voor dat je de factuur op tijd verstuurt. Op tijd betekent zo snel mogelijk na afronden van de opdracht of levering van de diensten/producten. De belastingdienst eist dat je de factuur in ieder geval verstuurd vóór de 15e van de maand volgend op de maand waarin je de dienst hebt geleverd. Dus heb je het coachingstraject met je klant afgerond op 26 maart, dan moet je je factuur vóór 15 april versturen.
Kies je graag één moment in de maand waarop je je administratie doet en je facturen verstuurt, zorg er dan voor dat dat moment vóór de 15e van de maand is. Dan weet je zeker dat je op tijd factureert.

4. Uitstraling

Een duidelijke opmaak en professionele uitstraling van je factureren zorgt er niet alleen voor dat je professioneel overkomt, maar dat je facturen ook sneller (want makkelijker) betaald worden. Ook al maken veel ondernemers in dit digitale tijdperk geen gebruik meer van officieel briefpapier, toch is het raadzaam om een digitaal template* in jouw huisstijl te gebruiken voor jouw facturen. Met vaste plek voor je logo en bedrijfsgegevens. Je kunt bijvoorbeeld je logo bovenaan plaatsen (in de koptekst/header) en je bedrijfsgegevens onderaan in de voetregel (footer).

Zorg dat je factureren simpel, beknopt en duidelijk zijn. Wil je een persoonlijk berichtje met aanhef en ondertekening erbij? Zet die dan in een begeleidende brief of mail. In de factuur plaats je uitsluitend de gegevens zoals we hierboven hebben benoemd. Ook een uitgebreide beschrijving van het geleverde kun je het beste weglaten. Verwijs dan naar een bijlage (bijvoorbeeld urenoverzicht of productspecificatie) of naar de offerte.

ZO maak je het je klanten makkelijk om snel te betalen

Vermijd dat je klanten moeten zoeken naar het bankrekening nummer en het totaalbedrag en zet alle gegevens die ze nodig hebben handig bij elkaar. Je voorkomt dan dat je klanten het factuurnummer vergeten te vermelden of per ongeluk het bedrag exclusief btw overnemen bij betalen. Zet de gegevens bijvoorbeeld in een duidelijk kader bovenaan of onderaan de factuur, als een soort samenvatting. Zet hierin factuurnummer, factuurbedrag (totale over te maken bedrag, dus inclusief btw) en bankrekeningnummer.

N.B. Sommige boekhoudprogramma’s bieden ook de mogelijkheid om een qr-code of link toe te voegen waarmee je klanten direct online kunnen overboeken. Handig, want al je gegevens zijn daarin verwerkt en het maakt het voor je klanten makkelijk om direct te betalen.

* Maak je voor je facturen gebruik van een boekhoudprogramma (zoals Snelstart, MoneyMonk, Moneybird e.d.) dan kun je daarin vaak vooraf de opmaak bepalen en je logo toevoegen. Het programma voegt dan zelf al alle vereiste bedrijfsgegevens toe.

5. Administratie

Natuurlijk moet je niet alleen facturen versturen, maar die ook bijhouden in een administratie. Dat kan in een digitale of fysieke map of in een boekhoudprogramma.
Jouw administratie moet je, wettelijk vereist, 7 jaar bewaren. Dus ook de facturen die je ontvangt moet je 7 jaar bewaren. Bewaar je alles digitaal, denk er dan ook aan om regelmatig een back-up te maken.

Als je als ondernemer niet btw-plichtig bent (als je gebruikt maakt van de KOR of als vereniging of stichting), dan ben je ook niet verplicht om factureren te versturen. Je klanten kunnen er wel om vragen én het kan ook bijdragen aan een professionele uitstraling.
Vermeld dan géén btw op je facturen (ook niet het btw tarief) en voeg de mededeling toe – vrijgesteld van btw –

Meer weten over bedrijfsadministratie en facturen? Kijk dan ook eens op de website van de KvK.